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沈阳城市建设学院档案管理办法
发布时间:2021-03-11        浏览次数:3179        返回列表
 沈阳城市建设学院档案管理办法

 

(试行)

                    第一章 总 则

    第一条 为加强学院档案建设,提高档案管理水平,充分发挥档案的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》及《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》,结合学院实际情况,特制订本办法。

    第二条 学院在党政、行政、教学、科研等各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像、实物等不同载体的文件材料,均属学院档案。

    第三条 学院档案是衡量教育质量和管理水平的一个重要尺度,是反映和维护学院历史真实面貌的一项重要工作,所以必须把档案纳入学院整体发展规划,加强对档案建设工作的管理;学院各单位、部门应把档案工作纳入本单位、部门的重要日程,纳入管理制度,纳入有关人员的责任制。

    第四条 学院档案是从事各项工作活动的真实记录和历史凭证,实行集中统一管理,确保档案的齐全、完整、准确、系统、安全,以利开发利用。

第二章 组织机构与工作职责

    第五条 学院设立综合档案室,统管全院档案工作,各单位、部门应配备档案员,负责本单位、部门的档案收集、整理、立卷、归档等工作。

    第六条 学院综合档案室的主要职责:

    1.贯彻党和国家及上级主管部门有关档案工作的方针政策和法规,规划全院档案工作;

    2.拟订学院档案工作规章制度,并负责贯彻落实;

3.负责接收、整理、鉴定、统计、保管学院的各类档案及有关资料;
  4.综合档案室管理人员对各单位、部门档案员开展业务指导;

5.组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;

6.开展档案的开放和利用工作;

7.利用档案开展多种形式的宣传教育活动,充分发挥档案的文化教育功能。

    第七条 各单位、部门档案员的主要职责:

    1.贯彻落实学院关于档案工作的政策、法规;

    2.热爱档案工作,努力学习档案业务;

    3.负责收集、立卷、保管本单位、部门各类文件材料;

    4.按归档范围和立卷要求将本单位、部门形成的各类文件进行系统整理,完成本单位、部门立卷任务;

    5.按归档时间向综合档案室及时移交完整的档案材料;

    6.向综合档案室提供档案归档信息和建议。

第三章 文件材料的形成和归档

    第八条 建立和完善归档制度,定期布置、检查、验收档案工作,明确岗位职责,强化责任意识,确保党政、行政、教学、科研等各项工作任务完成后,均有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

    第九条 凡属应归档的文件材料都是学院的公有财产,必须按规定向综合档案室移交,任何单位、部门和个人不得拒交或擅自损毁属于归档范围的材料,违者要追究相关人员责任。

第十条 综合档案室及各单位、部门应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。

第四章 档案接收、管理和利用

    第十一条 综合档案室集中统一管理,档案大体分为十二类,主要内容和范围:

    1.党群类 DQ

    主要包括学院党群部门在工作中形成的文件材料,主要有党委、党群、工会等组织的各种会议文件、会议记录及纪要、工作计划、总结,上级机关与学院关于党务管理的文件材料。

    2.行政类 XZ

    主要包括行政职能部门工作中形成的文件材料,包括各种会议文件、会议纪录及纪要,上级机关与学院关于人事管理、行政管理的材料。

    3.教学类 JX

    主要包括教学管理和教学研究、教学实践活动中形成的文件材料。

    4.科研类 KY

    主要包括科学研究管理和科研实践活动过程中形成的文字材料。

    5.学生类 XS

    主要包括学生的高中档案、入学通知书、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等文件材料。

    6.基建类 JJ

    主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文字材料。

    7.仪器设备类 SB

    主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。

    8.出版类 CB

    主要包括出版工作管理和出版活动过程中形成的文件材料。

    9.外事类 WS

    主要包括外事管理、活动及国际办学中形成的文件材料。

    10.财会类 CK

    主要包括财会工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。

    11.声像类 SX

    主要包括学院各项活动中形成的或校外形成的与学院有关的声像载体(照片、光盘、录像带等)。

    12.实物 SW

主要包括学院各项活动中形成的或校外形成的与学院有关的实物载体(奖杯、奖牌、奖状等)。

第十二条 各单位、部门每年六月份向综合档案室移交归档,归档的材料必须对学院具有长远参考价值和凭证作用,交接双方根据移交目录清点核对,并履行签字手续。

    第十三条 接收的档案应符合下列要求:

    1.归档的文件材料必须按归档的要求整理、立卷,保持文件之间的历史联系,分门别类组卷;

    2.归档的文件材料必须齐全完整,文件材料排列顺序为批复在前,请示或附件在后;定稿在前, 讨论稿在后;结论性材料在前,依据性材料在后的原则;

    3.案卷用标准卷皮装订,卷内文件要逐项编号,填写卷内目录和备考表;

4.归档的文件材料做到纸质优良,装订整齐,禁用圆珠笔、红色墨水或复写纸等书写,以适应永久保存;

5.案卷盒应标明单位、部门及案卷名称,卷内文件要分类整理,填写移交目录(一式两份)。

    第十四条 利用档案必须遵循以下规定:

1.综合档案室所保存的档案,主要供学院各单位、部门利用,查阅、借阅时,要填写《查阅、借阅登记表》,借阅党政、行政管理类档案不得超过三天,科研、教学、学生、会计等档案不得超过一周。如不能按期返还,需办理续借手续;   

2.校外或个人查阅档案时,应持介绍信及个人证件,经主管领导批准同意后,方可查阅;

    3.凡摘录复印档案,需经有关领导批准同意后,方可摘录复印档案;

    4.如需利用的档案涉及机密,需经有关领导批准同意后,方可查阅;

5.利用档案者须对档案的安全、完整负责,违反档案利用规定要追究相关人员责任。

第五章  附 则

    第十五条 本办法自发布之日起实施,本办法如与上级规定不符,以上级规定为准。